各系部：

学生工作档案建设是学生工作的一项重要内容，学生工作档案是提高学生工作管理水平、固化工作成果不可缺少的信息资源，是学校学生工作的宝贵财富。为进一步促进学生工作的规范化、系统化和科学化，实现评建创优目标，完善各级各类学生工作档案建设，现将相关工作事项通知如下：

一、基本原则及要求

1、学生工作档案材料管理必须按照学校档案工作的相关规定和要求进行。

2、凡是能反映学生工作各项内容，并对日后学生工作具有查考、利用价值的各种文件及材料，列入归档范围。

3、学生工作档案材料实行“三纳入”管理。即将档案材料的归档工作纳入学生工作的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案材料工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的材料归档保存。归档形式可按需要归为文字档和电子档。

4、学生工作档案材料按学院、部门、系部分级建设，系部学生工作材料由系部负责收集、整理、归档，并落实专人负责。

5、归档的学生工作材料必须保证完整、系统、准确，应体现出每一项工作的实施计划、实施过程与实施结果。各系部在向有关部门送交材料时，须自留复印件。相关工作人员要把握工作流程各个阶段，注重平时积累，为学生工作材料的归档做好充分准备，整理归档要及时。归档时要注意材料的分类和便于利用查找。