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学工[2018]15号-关于做好2018届毕业生档案管理工作的通知
点击数:13    更新时间:2018-06-19

各系:

    为切实做好毕业生返校服务工作,进一步加强毕业生档案规范管理,现将相关工作要求通知如下:


    一、毕业生档案归档材料清单

    1.中学档案

    2.毕业生登记表

    3.学籍(成绩)表

    4.党团组织材料

    5.奖、惩材料

    6.毕业实习鉴定表

    7.派遣报到证存根

    8.学生综合素质测评表

    9.体检表

    10.职业技能鉴定证书(复印件)

    11.身份证复印件


    二、毕业生档案归档装档流程

    请各系认真组织安排专人负责并督促各毕业班辅导员(班主任)将毕业生档案材料收集齐全,按照《归档材料清单》进行分类,再以专业班级为单位、按学号顺序排列(学号由小到大依次排列)进行整理,按照要求将档案材料归(装)入每个毕业生档案袋中。装档流程具体如下:

    1.所有材料装档前,请务必检查材料是否加盖公章或签字。

    2.请将《归档材料清单》所涵盖的各类学生档案材料分别装入袋中并在《学生档案目录》名称划“√”。

    3.在装袋时,请各学院务必仔细检查核对,看档案材料是否齐全、有无漏装、混装等现象,特别注意同名同姓学生档案的装袋。在装档过程中要做到认真细致,有条不紊,不能有丝毫差错。

    4.确定无误后,责任人签名,贴好封条,并在封条上加盖系部公章。

    5.填报《2018届毕业生档案邮寄地址登记表》,“档案转寄单位”集中按派遣单位地址转寄毕业生档案。“联系电话”要填写能联系学生的手机号,方便档案签收短信通知。未按时交接的毕业证书及档案材料,请各系部务必安排专人集中保存管理,以防遗失。

    6.转寄。由学生处联系安庆邮政速递物流公司到各系办理档案转寄手续,办理时间:7月11日上午8:20开始,依次从一号教学楼到三号教学楼办理。各系将排序好的档案集中交接安庆邮政速递物流公司人员进行清点,最终确认无误后,移交人和接收人双方签字,各系部负责人签字,并加盖各系部公章,《2018届毕业生档案邮寄地址登记表》纸质一式三份,一份安庆邮政速递物流公司存档,一份系部存档,一份学生处存档。各系将登记表电子版于7月1日前发学生处詹程老师。


    三、操作时间

     1.6月20-7月6日:除派遣报到证存根,其它材料必须按照时间归档要求装入档案袋内。装档期间,学院将安排专人到各系抽查归档情况。

    2.7月6日—7月10日:将派遣报到证存根装入档案袋内。

    3.7月11日上午8:30开始:安庆邮政速递物流公司人员到各系清点移交毕业生档案。


    四、转寄公告

    档案寄发后信息将在学生处网站通知公告栏发布,学生可以查询自己的“档案转寄单位”和“邮件单号”。


                                                               学生处

                                                          二〇一八年六月十九日


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