安庆职业技术学院档案管理暂行办法
（一）总 则
第一条 为加强学院档案的科学管理，根据《档案法》、《安徽省档案条例》，并结合学院实际情况，特制定本办法。
第二条 学院形成的各类档案是学院工作活动的真实历史记录，是学院的宝贵财富。学院档案由院综合档案室集中管理，做到制度健全收集齐全，管理科学，保密安全，利用方便。
第三条 学院应将档案工作纳入学院工作的整体发展规划和议事日程，纳入学院领导和档案人员的工作职责，纳入教职员工的职责范围，并与考核奖惩挂钩。
(二)档案工作管理体制
第四条 档案工作实行集中统一管理的原则，综合档案室是档案材料的储存和利用中心并负责统筹、协调、组织、管理全院档案工作。
第五条 院长领导档案工作，综合档案室原则上由院办公室管理，或指定有关人员负责管理，各职能部门负责人负责本部门档案工作。学院档案工作形成网络，并明确档案网络组织人员。
第六条 档案室配备档案专职管理人员，全面负责对部门档案工作的业务指导、检查和监督，负责本院档案的管理和利用工作。
(三)档案工作的基本职责和任务
第七条 学院分管档案工作领导积极贯彻上级对档案工作的指示精神，把档案工作纳入学院工作计划中并进行考核，负责审定学院档案管理的制度，切实解决档案工作中存在的实际问题。
第八条 档案专职管理人员的职责和任务是制定学院档案业务的具体规定；制定和推行档案的分类、归档、保管和借阅等制度；负责对各部门档案材料的收集、归档工作进行监督和指导；负责办理各部门档案的归档工作；负责全院综合档案的管理工作。
第九条 凡学院工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团及人事、保卫、财会、基建等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行整理、立件、装订、编目、装盒，并定期向档案部门归档。
(四)档案的管理
第十条 文件归档范围：
党群工作类、行政管理类：凡学院党、政、工、团等部门在实际工作中形成的文件材料。
教学管理类、学籍管理类：凡学院及教师个人在教学、教育管理实践以及研究活动中形成的文件材料。
基建档案类：凡学院在基建工作活动中形成的文件材料。
会计档案：凡学院在财务工作活动中形成的报表、帐簿和凭证、其它等文件材料。
声像档案类：凡学院在各项活动中形成的照片、录音带以及录像带等。
第十一条 归档时间：文书、业务部门要把办理完毕的文件材料整理立卷，一般于次年六月底前归档完毕；教学档案按教学年度立卷，应在次年寒假前归档完毕；基建档案、声像档案应在项目完成后二个月内归档完毕；会计档案在会计终了年后归档完毕，同时编制移交目录，交接双方履行签字手续，档案部门接收档案要坚持质量标准，最主要的是将应归档的文件材料收集齐全完整，保持文件材料之间的历史联系，便于保管和利用。
第十二条 学院档案分类与保管期限的划分，按规定进行。
（一）党群、行政、教学、学生管理类档案，采用年度—问题—保管期限分类法。
（二）基建、设备类档案，其中基建档案以一个工程单位，按项目组织保管单位，设备以一台设备型号为单位组织保管单位。
（三）会计档案采用年度—形式—保管期限分类法。
（四）声像档案采用活动类型—时间分类法。
(五)档案的安全保管与统计
第十三条 档案库房必须切实做好防火、防潮、防盗、防光、防蛀、防虫、防霉、防鼠等八防工作,确保档案安全。
第十四条 定期对档案进行检查，发现破损、霉变或字迹模糊，要及时采取措施进行技术处理。
第十五条 档案工作人员变动时要做好档案的移交工作认真履行交接手续。
第十六条 认真做好档案的统计工作，对各种载体的档案收进、移出、利用应及时进行登记，并按规定向主管部门呈报统计表。
(六)档案的鉴定、销毁
第十七条 档案部门应定时对保管期已满的档案进行鉴定，对确属销毁的各类档案要逐件编造清册，报院领导审批后，方予以销毁。
第十八条 销毁档案时由学院领导指定专人负责监督，定点销毁，监销人员要在销毁清册上签字。
(七)档案的利用
第十九条 建立档案借（查）阅制度，严格履行审批手续。借阅人员要在指定地点查阅，查阅时不得把卷拆散、抽取、损毁或转借他人。教师业务档案如本人需查阅时，可不履行审批手续，但其他人员借阅时，须征得其本人同意，方可查阅。
第二十条 学院综合档案室应根据工作需要，编制必要的目录、索引等检索工具，编制各种汇编和参考资料，积极主动地为学院各项工作服务。
附件1：
鉴定归档文件时须注意的问题
鉴定归档文件价值，确定归档文件范围，在坚持鉴定原则的前提下，根据鉴定工作中存在的实际情况，应注意以下问题：
(一)以文件材料为主，不是“有收必归”
诸如本部门收到的简报、书刊、工作文件汇编等，应当区别不同情况。凡是属于介绍情况、交流经验、仅供工作参考，而不反映本部门工作活动的，应作为资料保存，不属于归档文件的归档范围；凡是报道本部门情况，反映本部门工作活动的，或以简报形式发布的与本部门主要职能工作有关的文件，则应随同本部门形成的文件材料纳入归档范围，不能档案、资料不分，统统归档保存。
（二）以文件材料价值为主，不是“有文必档”
对于确定没有查考利用价值的文件材料一定要剔除出去。所谓“片言只字”都归档的做法是不对的。
归与不归，不能以有无红字版头和文号文件材料作为依据，没有红字版头和文号的文件材料不一定都不不归。如学院的会议记录、职工名册、规章制度、工作计划、工作总结等虽无红字版头和文号，但必须归档；内容为联系一般行政事务，购买物品的文件，虽有红字版头和文号也不应归档。
（三）以本部门为主，不是“外单位都不要”
任何部门其工作活动都不是孤立的，而是与上、下级及其他有关部门都有联系。本部门制成的文件材料对反映本部门关职能活动来说，自然占有主要的地位。但外来的文件未必没有保存价值。许多外来的上、下级文件，都是反映本部门主要职能活动的，与本部门文件材料一起，共同构成了反映本部门工作面貌的有机整体。如果外单位文件都不得不归的话，就会影响本部门文件材料的系统性，不能达到全面反映本部门工作面貌的要求。
（四）要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料
宏观文件材料是指全面性的方针、政策性的文件材料，微观文件材料是指反映具体情况具体问题的文件材料。前者固然重要，而后者也不容舍弃。宏观文件材料只有配以内容具体、典型的微观文件材料，才显得充实，才能更有利于利用。
附件2：
归档文件的排列与编号
（一）、归档文件排列的原则
对归档文件的排列,《归档文件整理规则》强调“事由原则”,同一事由即有密切联系的文件材料应当排列在一起，体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整理原则。
（二）归档文件排列的方法
归档文件的排列，在坚持事由原则下，还要按照文件材料形成时间、重要程度等排列的不同方法做到有章可循，便于管理和利用。
归档文件按同一类别，在同一年度内按保管价值即永久→长期→短期顺序横向排列，同时应注意在同一类别、同一年度、同一价值内按立卷类目表的排列顺序排列。
如党群工作类2003年度永久卷应首先从党务工作、组织工作……排列。长期与短期卷排列同样。
（三）归档文件编号的方法
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明（归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白位置）。
件号的编制，件号即文件排列顺序号，其分为室编件号和馆编件号，目前，因学院实际情况,只填室编件号。即归档文件在分类体系的最低一级类目内的排列顺序号。应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
如：有2003年党群类（一级类目）中的党务工作（二级类目）永久卷3件、组织工作（二级类目）永久卷5件，其编号在归档章的体现为：
长期与短期卷分别编填小流水号，方法同上。
附件3 安庆职业技术学院党群类文件材料归档范围和保管期限表 |
一级类目
名称 | 二级类目
名称 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1
党
群
类 |
1
党
务
综
合
| 1、上级党组织有关高校党的建设管理工作的文件材料 | |
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2 需要长期参照执行的 | 30年 |
2、本院党代会文件材料 |
|
2.1大会计划、请示、批复、通知、工作报告、议程、决
议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记情况和情况介绍；大会选举办法、会议简报、选举结果和上级批复等。提案及办理情况。 | 永久 |
2.2会议情况、反映记录、小组会议、典型材料记录、简报、代表发言、交流材料等。 | 30年 |
2.3参考文件;工作人员名单；工作证、代表证、列席证及
选票式样 | 10年 |
3、本院党委会、党委扩大会、党政联席会、总支书记会、党
委中心组会议记录、纪要 | 永久 |
4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验
总结） | 永久 |
5、院党委发布的决定、办法、批示、批转、通报和通知 | 永久 |
6、院党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议
重要发言稿 | 永久 |
7、安庆职业技术学院重要信息 | 永久 |
安庆职业技术学院一般信息 | 30年 |
8、院党委大事记、组织沿革 | 永久 |
9、本院关于党群系统管理工作中的起用印章的文件和印模 | 永久 |
10、全院性各项管理工作中形成统计材料（重要） | 永久 |
全院性各项管理工作中形成统计材料（一般） | 30年 |
1
党
群
类 | 1
党
务
综
合 | 11、全院党委保密、秘书管理工作的有关规定制度 | 永久 |
12、全院有关信访管理工作的材料 |
|
12.1 重要的群众来信来访并有领导批示以及有处理结果
(警告以上、记过、记大过、降职、撤职、开除）的文件材料 | 永久 |
12.2一般的群众来信来访并有领导批示，以及有处理结果
的警告以下的文件材料 | 30年 |
13、全院性编制工作的信息、情况反映、简报 | 永久 |
14、本院关于开展法律、法规等各项执法工作的检查情况汇
总、通报、整改通知 |
|
14.1国家和省级以上来我院检查的文件材料 | 永久 |
14.2省级及省级以下或兄弟院校互查材料 | 30年 |
15、院党委与有关机关联系、协商工作的来往文件材料 |
|
15.1针对业务管理工作具有指导作用的文件材料 | 永久 |
15.2一般业务性的文件材料 | 30年 |
16、人大、政协（安庆职业技术学院选区）选举材料及名册 | 30年 |
17、本院各级人大政协代表在人大、政协大会上的发言材料
（重要） | 永久 |
本院各级人大政协代表在人大、政协大会上的发言材料
（一般） | 30年 |
18、院党委和上级党委调研、检查、巡视、评估工作中形成
的文件材料（重要） | 永久 |
19、院党委和上级党委调研、检查、巡视、评估工作中形成
的文件材料（一般） | 30年 |
19、本院党政领导中心组学习的文件材料 |
|
19.1中心组学习的会议记录 | 永久 |
19.2中心组学习法规、政策性的文件材料等 | 30年 |
1
党
群
类 | 2
纪
检
监
察 | 1、上级有关高校纪检、监察管理工作的文件（材料） |
|
1.1本院党政领导班子和干部贯彻执行党的路线方针政策
和国家法律、法规的相关文件 | 永久 |
1.2一般文件 | 30年 |
2、本院纪委会、纪委扩大会、监察工作会议记录、纪要 | 永久 |
3、本院纪委、纪检、监察工作规章制度、法规性、政策性
文件 | 永久 |
4、本院纪委、监察换届向上级纪委、监察部门的请示及批
复、会议记录等相关文件材料归档参照本院党代会文件材料
归档要求收集归档 | 永久 |
5、本院党员或教职工违纪违法案件的调查材料、处理结论 |
|
5.1有处理结果重大的案件(以及司法部门处理的结论)记
过、记大过、降职、撤职、开除文件材料，构成行政警告处分的文件材料 | 永久 |
5.2构成行政警告处分以下的、院内通报的文件材料 | 30年 |
6、本院党员或教职工申诉、复查、撤消处分材料有结果 | 永久 |
本院党员或教职工申诉、复查、撤消处分材料没有结果 | 10年 |
7、院纪检、监察工作情况调查、统计年报及重要报表 | 永久 |
8、本院关于群众来信来访材料 |
|
8.1本院对重要人民来信,并有处理结果、会议记录、院级
领导人批示等有关文件材料及附件 | 永久 |
8.2本院对一般人民来信处理结果、院级领导批示等相关
文件材料及附件 | 30年 |
9、本院党委廉政建设责任制考核等情况的统计表 | 永久 |
10、本院纪检、监察业务培训的文件材料 | 30年 |
11、纪检、监察处的管理工作计划、报告、请示、批复、重
要通知和总结普发性文件 | 30年 |
1
党
群
类 | 3
组
织 | 1、上级关于高校组织工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的政策性、法规性 | 永久 |
1.2一般的 | 30年 |
2、组织工作会议记录 | 永久 |
3、组织工作规章制度法规性、政策性、普发性文件 | 永久 |
4、组织工作计划、决定、报告、请示、批复、重要通知和
总结 | 永久 |
5、关于本院组织机构设置，变化的文件材料 | 永久 |
6、副科级以上干部任免、调动报告、决定、批复、通知（包
括上级批准的，要附任免呈报表、统计报表） | 永久 |
7、干部名册统计报表 | 永久 |
8、本院各党总支、直属支部的文件材料 |
|
8.1本院各党总支、直属党支部工作计划、总结、报告、会
议记录和统计表 | 永久 |
8.2院党委总支、直属党支部改选、换届、批复、请示、通知 | 永久 |
8.3党建管理规章制度 | 永久 |
8.4党建专题活动、总结、报告、典型经验介绍等形成的文
件材料 | 30年 |
8.5党建活动、意见、通知 | 30年 |
9、本院各部支、支部委员名册 | 永久 |
10、党员名册 | 永久 |
11、本院吸收新党员、预备党员转正、延长预备期或取消资
格、党员退党的文件材料 | 永久 |
12、党员组织关系（转出、转入）介绍信存根 | 永久 |
1
党
群
类 |
| 13、本院出席全国和省党代会代表名单及选举材料 | 永久 |
14、获县级以上表彰（含县级）、奖励的先进组织、优秀党
员名单及申报材料、批复、通知 | 永久 |
15、本院先进党组织、优秀党员名单及有关材料 | 永久 |
16、本院组织工作统计报表、党费收支、结存情况表及重要
报表 | 永久 |
4
宣
传
教
育 | 1、上级关于高校宣传工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的政策性、法规性文件 | 永久 |
1.2一般的 | 30年 |
2、宣传工作会议记录 | 永久 |
3、反映本院管理和教学等各项工作重要活动的剪报及图表 | 永久 |
4、宣传工作计划、决定、报告、请示、批复 | 30年 |
5、教职工政治思想理论学习的决定、通知、计划、总结 | 30年 |
6、本院宣传报 | 永久 |
5
党
校 | 1、上级关于高校党校工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的重要的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、党校工作会议记录 | 永久 |
3、党校工作规章制度政策性、法规性文件 | 永久 |
4、党校工作计划、决定、报告、请示、批复、总结及重要
通知 | 永久 |
5、本院党员、干部（包括入党积极分子）培训计划、名单、
总结及党课课程表、教材 | 30年 |
1
党
群
类 | 6
统
战 | 1、上级关于高校统战工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院重要的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、统战工作会议记录 | 永久 |
3、统战工作规章制度政策性、法规性、普发性文件 | 永久 |
4、统战工作计划、决定、报告、请示、批复、总结及重要通知 | 30年 |
5、本院统战工作情况调查和典型材料 | 30年 |
6、本院统战工作关于港、澳、台和侨务管理工作材料 | 30年 |
7、本院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 | 30年 |
7
工
会 | 1、上级关于高校工会工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、院工会、教代会工作会议记录、纪要 | 永久 |
3、工会工作规章制度普发性、政策性、法规性文件 | 永久 |
4、本院工会会员代表大会、教职工代表大会的有关文件（材
料） |
|
4.1大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记
录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等 | 永久 |
4.2重要的贺电、贺信；提案及办理情况；会议简报、会议
情况、反映记录、小组会议记录等 | 30年 |
4.3参考文件;工作人员名单;工作证代表证、列席证及选票
式样 | 10年 |
1
党
群
类 | 7
工
会 | 5、表彰工会先进集体或个人的材料、名单 |
|
5.1县级以上表彰先进集体或个人的各种证书及文件材料 | 永久 |
5.2本院表彰先进集体或个人的各种证书及文件材料 | 30年 |
6、上级工会对本院工会、教代会工作进行检查、评估有关
重要害文件 | 永久 |
7、工会工作计划、决定、报告、批复、指示、重要通知和
总结 | 永久 |
8、工会工作情况调查、典型材料、年度统计报表和重要报表 | 30年 |
9、会员处分、复查材料 | 30年 |
10、基层工会干部名册 | 30年 |
11、会员名册 | 永久 |
12、本院妇女管理工作材料 | 30年 |
13、教职工文体活动材料 |
|
13.1教职工运动会 | 30年 |
13.2其他一般性文体活动 | 10年 |
14、院工会各部会议记录、纪要 | 10年 |
8
团
委
学
生
会 | 1、上级关于高校团委、学生会工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、团委、学生会工作会议记录、纪要 | 永久 |
3、本院团代会、学代会的文件（材料） |
|
1
党
群
类 | 8
团
委
学
生
会 | 3.1大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记
录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书
长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会
选举办法、选举结果和上级批复，提案及办理情况。 | 永久 |
3.2会议简报;会议情况;反映记录;小组会议记录等 | 30年 |
3.3参考文件;工作人员名单;工作证、代表证、列席证及选
票式样 | 10年 |
4、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 |
|
4.1县级以上的表彰先进集体或个人各种证书及材料 | 永久 |
4.2本院的表彰先进集体或个人各种证书及材料 | 30年 |
5、上级对本院团委、学生会工作进行检查、评估有关文件
材料 | 永久 |
6、本校有关学生思想政治管理工作的决定、条例、通知 | 永久 |
7、学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 | 永久 |
8、团委、学生会管理工作计划、决定、请示、报告、批复、
重要通知和总结 | 永久 |
9、团委、学生会管理规章制度 | 永久 |
10、团委管理工作的调查典型材料 | 永久 |
11、团员处分、复查材料（警告以上） | 永久 |
团员处分、复查材料（警告） | 30年 |
12、批准入团、离团材料及名单 | 30年 |
13、团干部、学生会干部名册 | 30年 |
14、团员名册、统计表 | 永久 |
15、院团委、学生会组织参与的社团活动、社会实践及重大
活动的有关文件（材料） | 30年 |
|
| 16、团委、学生会管理工作统计表、团费收支、结存情况表
及重要报表 | 30年 |
17、本院关于各系团总支、学生会对团的管理工作方面有关
文件（材料） | 30年 |
18、上级有关学生思想政治工作典型调查材料和统计 | 30年 |
19、学生思想政治工作典型调查材料和统计 | 30年 |
20、关于选拔学生政治思想管理工作人员的文件材料 | 30年 |
附件4 安庆职业技术学院行政类文件材料归档范围和保管期限表 |
一级类目
名称 | 二级类目
名称 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
2
行
政
类 | 1
行
政
综
合 | 1、上级有关高校行政管理的综合性文件（材料） |
|
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、全院性的规章制度 | 永久 |
3、学院年度、学期工作计划、报告、总结 | 永久 |
4、院长办公会议记录、纪要 | 永久 |
5、本院教育事业规划、计划及上级批复 | 永久 |
6、本院向上级的请示及批复 | 永久 |
7、有关全院性工作的调查材料和经验总结(重要） | 永久 |
有关全院性工作的调查材料和经验总结(一般） | 30年 |
8、学年报表及综合统计 | 永久 |
9、启用印章的文件及印模 | 永久 |
10、本院历史沿革、情况介绍 | 永久 |
11、本院大事记、简报、信息、动态等（重要） | 永久 |
简报、信息、动态等（一般） | 30年 |
12、校史工作材料（重要） | 永久 |
校史工作材料（一般） | 30年 |
2
行
政
类 | 1
行
政
综
合 | 13、学院和上级机关调研、检查、巡视、评估本院行政管理
工作形成的文件（材料）（重要） | 永久 |
学院和上级机关调研、检查、巡视、评估本院行政管理
工作形成的文件（材料）（一般） | 30年 |
14、信访文件（材料） |
|
14.1本院有关信访会议记录 | 永久 |
14.2本院对重大人民来信处理结果、会议记录、院级领导人
批示等有关文件材料及附件 | 永久 |
14.3本院对一般人民来信处理结果、会议记录、院级领导批
示等相关文件材料及附件 | 30年 |
14.4对在信访工作中玩忽职守、徇私舞弊给工作造成损失
的,并受到人民法院和人民检察院处理的有结果的案件,对给
予依法追究刑事责任的 | 永久 |
14.5构成行政警告的个人处分材料 | 30年 |
14.6构成行政警告以下处分及院内通报的文件材料 | 10年 |
14.7上级有关信访条例办法 | 30年 |
14.8本院有关信访管理规章制度办法 | 30年 |
14.9对在信访中做出优异成绩单位或个人市级以上表彰各
种证书、文件材料 | 永久 |
14.10本院及市级表彰 | 10年 |
15、本院有关区域变化、边界纠纷的文件（材料） | 永久 |
16、本院与有关机关来住的文件、合同、协议等（重要） | 永久 |
本院与有关机关来住的文件、合同、协议等（一般） | 10年 |
17、上级关于高校机关办公室管理工作的文件（材料） |
|
17.1针对本院的 | 永久 |
2
行
政
类 | 1
行
政
综
合 | 17.2需要长期对照执行的 | 30年 |
18、院办公室管理工作会议记录 | 永久 |
19、全院性行政管理工作重要的专项活动的报告、总结 | 永久 |
20、院领导在会上的重要讲话 | 永久 |
21、校友工作材料 | 30年 |
22、校庆工作材料 |
|
22.1校庆管理工作会议记录、总结 | 永久 |
22.2校庆编印校史册、专刊等材料 | 永久 |
22.3校庆画册、简报、校歌、校歌词、校微、校史展目录
及解说词声象载体材料 | 永久 |
22.4校庆、校友登记表、贵宾登记表 | 永久 |
22.5校庆大会上各级领导的文字材料 | 永久 |
22.6校庆组织机构印章筹备小组成员 | 永久 |
22.7校庆公告 | 30年 |
22.8校庆策划书、广告词、实施方案 | 30年 |
22.9校庆收到的联合国教科文组织的、国家教育部以及省
级以上的单位贺信、贺电等材料（重要） | 永久 |
22.10校庆收到的联合国教科文组织的、国家教育部以及省
级以上的单位贺信、贺电等材料（一般） | 30年 |
22.11一般的贺信、贺电等材料 | 10年 |
22.12校庆策划筹备方案征求意见稿 | 10年 |
22.13校庆大会主席台就座领导人、特邀嘉宾名单 | 30年 |
2
行
政
类 | 1
行
政
综
合 | 22.14校庆收到各单位赠送礼品、礼金登记册、统计表以及
校庆发放纪念品登记表 | 30年 |
22.15校庆工作中评选先进集体和个人的文件材料 | 30年 |
23、院办公室工作规章制度 | 30年 |
24、院办公室工作计划、决定、报告、批复、重要通知和总
结 | 30年 |
25、本院车辆管理工作的有关文件（材料） |
|
25.1车辆管理工作的会议记录 | 30年 |
25.2车辆维修台帐、统计表 | 30年 |
25.3机动车调拨、保险、事故等文件材料 | 30年 |
25.4 20年以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的
审批、管理文件材料 | 永久 |
25.5 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的
审批、管理文件材料 | 30年 |
25.6车辆管理工作的规章制度 | 10年 |
26、接待工作的计划、方案 |
|
26.1 主办或国际性的会议接待工作计划、方案及有关材料 | 永久 |
26.2 代表发言材料、交流材料 | 30年 |
26.3主办或省级的重大会议接待工作计划、方案及有关材料 | 30年 |
27、行政执法检查情况汇总、通报，整改通知 |
|
27.1省级以上来我院行业行政执法检查形成的文件材料 | 30年 |
27.2市级和兄弟院校互相学习文件材料 | 10年 |
28、本院邮政管理工作的有关文件（材料） | 10年 |
2
行
政
类 | 2
人
事 | 1、上级机关有关高校人事管理工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、人事管理工作会议记录 | 永久 |
3、本院人事管理工作情况调查、统计报表及重要报表 | 永久 |
4、关于本院机构、编制规划、计划报告及上级批复 | 永久 |
5、关于院内行政机构设置、变化的文件材料 | 永久 |
6、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 |
|
6.1县级以上的各种证书、文件材料 | 永久 |
6.2县级以下的各种证书、文件材料 | 30年 |
7、教职工名册 | 永久 |
8、教职工校内调动材料 | 永久 |
9、本院教职工录用、调入的有关材料（包括转移行政、工作
关系介绍信） | 永久 |
10、教职工调出的有关材料（包括转移行政、工作关系介绍
信存根） | 永久 |
11、教职工退职、离职和出国的有关材料 | 永久 |
12、教职工退休后返聘工作的材料 | 永久 |
13、本院教职工慰问、死亡、抚恤的材料 | 30年 |
14、教职工商调函件 | 永久 |
15、人民来信来访材料 |
|
15.1 群众来信来访并有领导重要批示，涉及重大事件以及
有处理结果的文件材料 | 永久 |
2
行
政
类 | 2
人
事 | 15.2 一般的群众来信来访并有领导批示，以及有处理结果
的警告以下的文件材料 | 30年 |
16、复员、转业、退伍军人、军烈属名册、登记表（卡）及
有关文件（材料） | 永久 |
17、上级机关对本院人事管理工作进行检查、评估有关文件
（材料） | 永久 |
18、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 |
|
18.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 | 永久 |
18.2 年度以下的计划、总结、统计材料 | 10年 |
18.3 重要职能活动的总结、一般问题的调研材料 | 永久 |
18.4一般活动的总结、一般问题的调研材料 | 10年 |
19、 教职工违纪违法案件的调查材料、处理结论 |
|
19.1 有处理结果的重大案件(以及司法部门处理的结论，严重警告)记过、记大过、降职、撤职、开除的文件材料 | 永久 |
19.2 构成行政警告处分以下的文件材料 | 30年 |
19.3 构成行政警告处分以下的、院内通报的文件材料 | 10年 |
20、教师业务考核、职改和晋升专业技术职务文件材料 |
|
20.1 上级制发的职改工作条例、规定、办法、细则 | 30年 |
20.2 评审委员会会议记录、选票及结果 | 永久 |
20.3 教职工评定、聘任专业技术职称材料以及上级批复 | 永久 |
20.4 单位对专业技术人员的任命书、聘任的文件通知 | 永久 |
20.5 本级职改工作计划、阶段工作总结、请示、批复 | 永久 |
20.6 职改工作的检查验收材料 | 永久 |
20.7 上级、本级召开的职改工作会议材料 | 30年 |
20.8 职改工作的各种统计表、登记表、专业技术职务指标
分配表 | 30年 |
2
行
政
类 | 2
人
事 | 20.9 有关职改工作的人民来信、来访及其处理材料 | 30年 |
21、人事管理工作规章制度、规定办法 | 30年 |
22、人事管理工作计划、决定、报告、指示、批复、重要通
知和总结 | 30年 |
23、教职工工资调整材料、名册 | 永久 |
24、教职工转正定级材料 | 永久 |
25、计算工龄有关文件材料 | 30年 |
26、本院教职工离、退休文件材料 | 30年 |
27、教职工福利工作的有关材料 | 30年 |
28、本院招聘使用临时工有关文件材料 | 30年 |
29、上级针对老干部管理的文件并需长期参照执行的 | 10年 |
30、老干部管理工作会议记录、工作总结、统计表 | 永久 |
31、老干部花名册 | 永久 |
32、有关老干部参加市级以上表彰的各种证书、文件材料 | 永久 |
33、关于加强老干部管理方面的规章制度、法规、政策性
文件材料 | 30年 |
34、老干部关心下一代工作计划、实施方案等文件材料 | 30年 |
3
审
计 | 1、上级有关高校审计工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2 需要长期参照执行的 | 10年 |
2、审计管理工作会议记录 | 30年 |
3、本院审计管理工作情况调查、年度统计报表和重要报表 | 永久 |
4、审计管理工作规章制度 | 30年 |
2
行
政
类 |
| 5、审计管理工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通知
和总结 | 30年 |
4
后
勤
| 1、上级有关高校后勤管理工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 10年 |
2、后勤管理处工作的会议记录 | 30年 |
3、本院有关职工住房相关文件和材料 | 30年 |
4、职工承租、购置本单位住房、合同协议和有关手续 | 永久 |
5、房产、土地所有权使用权的文件与相关部门签字的合同
协议、协定、协定书 | 30年 |
6、本院职工承租、购置本单位住房、合同协议和相关材料 | 永久 |
7、上级机关对本院后勤管理工作进行检查、评估有关文件
（材料） | 30年 |
8、总务工作规章制度 | 30年 |
9、本院总务工作计划、决定、报告、请示、批复、重要通
知及总结 | 30年 |
10、本院房屋管理、调配使用、转移、维修等文件（材料） | 30年 |
11、职工住房分配、出售、规定、方案、细由、职工住房情
况统计调查表、职工住房申请等（重要） | 永久 |
职工住房分配、出售、规定、方案、细由、职工住房情
况统计调查表、职工住房申请等（一般） | 30年 |
12、执法检查情况汇总、通报、整改通知 |
|
12.1 省级以上来我院检查的文件材料（重要） | 永久 |
省级以上来我院检查的文件材料（一般） | 30年 |
12.2 省级以下来我院检查的文件材料 | 10年 |
13、20年以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审
批、管理文件材料 | 永久 |
14、20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审
批、管理文件材料 | 30年 |
2
行
政
类 | 4
后
勤 | 15、本院食堂管理工作文件材料 |
|
15.1 政策性文件、规章制度、法规、食品安全卫生、会议
记录 | 30年 |
15.2 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的
审批、管理文件材料 | 30年 |
16、本院食堂获市级以上先进个人或集体表彰等文字材料及
载体 | 永久 |
17、本院各种聘用工作及临时工政策性保险文件材料 | |
18、本院防讯、三废治理工作规章制度法规 | 30年 |
19、本院爱国卫生管理工作规章制度法规 | 30年 |
20、本院绿化工作管理规章制度法规 | 30年 |
21、本院水电管理工作的规章制度政策性的文件材料 | 30年 |
22、机关物资（办公设备及用品、机动车辆、教学仪器图书
采购等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 | 30年 |
23、校办公用品计算机、打印机、传真机、复印机等设备登
记、统计、验证单决算 | 10年 |
24、固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管
理、验收（评估）等文件材料 | 永久 |
25、国有资产受理登记、统计、检查、清算、交换等文件
材料 | 永久 |
5
保
卫
| 1、上级有关高校公安保卫管理工作的文件（材料） |
|
1.1 针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、保卫管理工作会议记录 | 30年 |
3、保卫管理工作规章制度 | 30年 |
4、上级机关对本院治安保卫工作进行检查、评估文件
（材料） | 永久 |
5、本院行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的
文件材料（重要） | 永久 |
本院行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的
文件材料（一般） | 30年 |
2
行
政
类 | 5
保
卫 | 5.1 有处理结果(记过、记大过、降职）的 | 永久 |
5.2 有处理结果构成行政警告以下处分的 | 30年 |
6、本院保卫工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通
知、总结、统计报表 | 30年 |
7、本院治安案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批
示、批复、裁决书 | 30年 |
8、本院治安案件的平反、复查处理结论材料及上级的请示
批复 | 30年 |
9、本院和本院师生员工诉讼案件材料及公、检、法有关诉讼
案件的判决书等材料 | 30年 |
10、本院征兵工作的文件（材料） | 30年 |
11、本院重要部门的保卫、消防工作的文件（材料） | 30年 |
12、本院保卫工作简报 | 30年 |
13、本院治安管理安全检查工作的调查记录 | 10年 |
6
医
疗
卫
生 | 1、上级有关高校医疗卫生计划生育工作的文件（材料） |
|
1.1 针对本院的 | 永久 |
1.2 需要长期参照执行的 | 30年 |
2、医疗卫生、计划生育管理工作会议记录 | 30年 |
3、上级机关对本院医疗卫生工作进行检查、评估有关文件
（材料） | 永久 |
4、本院师生员工健康状况调查材料、医疗卫生、计划生育
年度报表及重要报表 | 30年 |
5、医疗卫生、计划生育工作规章制度 | 30年 |
6、本院医疗卫生、计划生育工作计划、报告、请示、批复、
重要通知及总结 | 30年 |
7、本院公费医疗以及药品进出库清册等有关材料 | 30年 |
8、本院教职工领取独生子女证名册 | 永久 |
2
行
政
类 |
| 9、本院教职工婚姻及涉外婚姻材料 | 永久 |
7
档
案
管
理 | 1、上级有关高校档案工作的文件（材料） |
|
1.1 针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、档案管理工作会议记录 | 30年 |
3、本院档案概况、发展规划、馆藏目录、档案指南、全宗介
绍、档案年度报表及重要报表 | 永久 |
4、上级对我院档案工作进行检查、评估达标升级有关文件
（材料）（重要） | 永久 |
上级对我院档案工作进行检查、评估达标升级有关文件
（材料）（一般） | 30年 |
5、档案管理工作规章制度 | 30年 |
6、本院档案工作计划、报告、请示、批复、重要通知及总结 | 30年 |
7、本院档案调进、移交、移出、销毁清册及有关材料 | 永久 |
8
图
书
管
理 | 1、上级有关图书馆、古籍管理工作的文件（材料） |
|
1.1针对本院的 | 永久 |
1.2需要长期参照执行的 | 30年 |
2、图书馆工作会议记录 | 30年 |
3、本院图书馆、图书资料室概况、发展规划、图书馆图书资
料指南、藏馆介绍、年度报表及重要报表 | 永久 |
4、上级对我院图书馆和图书工作进行检查、评估有关文件（材料） | 30年 |
5、图书馆、图书资料室工作规章制度 | 30年 |
6、图书馆、图书资料室工作计划、报告、重要通知及总结 | 30年 |
7、本院图书书籍交流材料 | 30年 |
8、本院图书、刊物处理材料及销毁清册 | 30年 |
（摘自院发〔2008〕25号文件）
